OBJETO: La presente nota tiene por objeto analizar el periodo de conservación de la documentación empresarial pues la ley establece unos plazos de prescripción, y, por consiguiente, obliga a las sociedades a guardar la documentación durante un periodo de tiempo determinado, en función de la normativa o sector ante el que nos encontremos.

I – En materia mercantil. Documentos contables y mercantiles.

Como regla general, el artículo 30 del Código de Comercio establece que las sociedades deberán de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir de la última actualización realizada en ellos, salvo que por disposiciones generales o especiales se establezca otra cosa.

Pues bien, es posible que dicho periodo en algunos casos no sea suficiente, por lo que había que atender al caso en concreto. A modo de ejemplo, en caso de producirse un impago por parte de la sociedad de un préstamo formalizado en virtud de un contrato de préstamo mercantil con garantía hipotecaria sobre ciertos inmuebles de la misma, el prestamista dispondría de un plazo de 20 años para ejecutar la hipoteca. Es por ello por lo que, en este caso, el contrato -formalizado en póliza o escritura notarial- deberá de conservarse durante el plazo de prescripción de la acción que dispone la ley (los ya citados 20 años). Por tanto, los plazos de prescripción que impone la ley, más allá de los 6 años, serían plazos de 20 y 30 años.

Así también, por ejemplo, en caso de que la sociedad haya suscrito un contrato de prestación de servicios con algún tercero, este contrato deberá de conservarse durante toda la vigencia del mismo, al igual que las facturas, pues llegado el caso, acreditarán el pago de la contraprestación económica.

Ahora bien, conviene subrayar que el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime de este deber de conservación de los documentos, y aun en el caso de que éste fallezca o la sociedad se disuelva, está obligación recaerá sobre los herederos o los liquidadores, respectivamente.

Por tanto, es recomendable que la sociedad conserve la documentacion durante toda la vida de ésta, y que, una vez ya una vez disuelta y liquidada, empiece a contar ese periodo de 6 años que indica la Ley.

II – En materia fiscal

La Ley General Tributaria estipula que un empresario deberá de conservar los documentos fiscales durante un periodo de 4 años a contar desde el momento en que finalice el periodo voluntario de presentación de cada impuesto, pues durante este tiempo la Agencia Tributaria puede requerirle para su revisión. Dicho plazo es de prescripción, por lo que, de verse interrumpido, éste comenzará a contar de nuevo desde el momento en que se haya producido tal interrupción.

Si bien es cierto que el plazo que tiene la Agencia Tributaria para requerir a la sociedad este tipo de documentación es de 4 años, atendiendo al Código de Comercio los documentos mercantiles deberán de conservarse durante un periodo de 6 años, por lo que sería recomendable atenerse a dicho periodo y conservar la documentación durante, al menos, ese periodo de 6 años.

Destacar que la documentación que una sociedad debe de conservar no es solo la documentacion fiscal en sentido estricto (declaraciones tributarias, autoliquidaciones, documentos relativos al pago de los impuestos, etc…) sino también los documentos contables en los que se apoye (Cuentas Anuales, Informe de Auditorías, Contratos con Clientes y Proveedores, Libro Registro de las facturas, etc…).

Ahora bien, a este respecto, mencionar que cuando un albarán incluya el precio del producto, y no solo una descripción, o en aquel caso en el que la factura lo mencione o nos remite directamente a él, será obligatorio que la sociedad lo conserve durante el mismo plazo que la factura, pues son parte esencial de la misma. De no ser así, no es obligatoria su conservación pues no se tratan de documentos con valor fiscal ni contable, siempre y cuando toda esta información se haya incluido en la factura.

Sumado a todo ello, señalar que la Agencia Tributaria cuenta con un plazo de 10 años para solicitar la comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, por lo que en caso de que la sociedad se encuentre en esta situación, el plazo de conservación aumenta a los 10 años contados a partir de la fecha de finalización de la declaración en que se generaron.

Además, conviene resaltar que, pese a que el plazo de prescripción para los delitos fiscales contra la Hacienda Pública es de 5 años, el delito fiscal agravado, es decir, aquel cuya cuantía defraudada supera los 600.000 euros o aquel que se haya cometido en el seno de una organización criminal, tiene un plazo de prescripción de 10 años. 

III – En materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

Con el objetivo de proteger el sistema financiero, los sujetos obligados por la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo deberán de conservar, durante un periodo de 10 años, contados desde la finalización de la relación de negocios o la ejecución de la operación, toda la documentación que acredite sus operaciones financieras, esto es:

• Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida;
• Original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

Es por ello que, pese a que la Ley General Tributaria estipula que las sociedades y profesionales tendrán la obligación de conservar las facturas o documentos fiscales durante un plazo de 4 años, si atendemos a la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales, por lo menos las facturas deberán de ser conservadas por la sociedad durante un plazo de 10 años.

IV – En materia laboral, de Seguridad Social y de Prevención de Riesgos Laborales

Con carácter general, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece los plazos de prescripción de las infracciones, conforme al siguiente desglose:

• En materia laboral, las infracciones prescriben a los 3 años contados a partir de la fecha de su comisión;
• En materia de Seguridad Social, las infracciones tienen un plazo de prescripción de 4 años, contados desde la fecha de la infracción;
• En materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones tienen un plazo de prescripción de i) un año para las leves, ii) 3 años para las graves y 5 años para las muy graves, contados todos ellos desde la fecha de la infracción.

En suma, el artículo 21 de la citada Ley establece como infracción leve la no conservación, durante un plazo de 4 años, los documentos o registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones. Por lo tanto, el empresario deberá de conservar documentos tales como los justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo, así como los registros mensuales de las jornadas laborales.[1]

Si bien es cierto que la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece ya unos plazos de prescripción, en virtud de los cuales podemos determinar el periodo de conservación de la documentación, es recomendable atender también a lo establecido como regla general en el Código de Comercio, de manera que, en estos casos, las sociedades debería de conservar toda la documentacion referente a las materias de este punto, durante, como mínimo, el plazo de 6 años contados desde el último asiento registrado.

V – En materia de Protección de Datos.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) si bien no establece expresamente un plazo para la conservación de los datos personales de trabajadores, proveedores o clientes, si estipula que las sociedades deberán de fijar un plazo a partir del cual procederán su destrucción de manera segura. Además, esta normativa recoge la obligación que tiene la sociedad de destruir los datos personales de una persona en caso de que ésta se lo solicite.

No obstante, habrá que atender también a lo recogido por cada Ley en cuestión, según el sector ante el que nos encontremos.

VI – Tabla-Resumen de los plazos, y la normativa aplicable en cada materia.

VII – Plazos especiales

• Activo amortizable: Cuando en una sociedad existan facturas sobre un activo amortizable, éstas deberán de conservarse durante 4 años, pero contados a partir del momento en que haya finalizado esa amortización.
• Bienes de inversión: Las facturas que se refieren a bienes de inversión deberán de conservarse durante el periodo de regularización fijado en la Ley del IVA, esto es, 4 años para el caso de bienes muebles, y 9 años para el caso de bienes inmuebles.
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)[2]: El artículo 165 de la Ley del IVA establece reglas especiales en materia de facturación, indicando que las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Ahora bien, en el supuesto de que estos documentos se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado o satisfecho cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, éstos deberán de ser conservados por la sociedad durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas más los cuatro años siguientes.

Además, el artículo 140 sexies de la citada Ley, estipula que los empresarios y profesionales que realicen operaciones por objeto oro de inversión, deberán de conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones, así como los registros de las mismas, durante un período de 5 años.

• Acciones personales: Las acciones personales (acciones generalmente relacionadas con la actividad comercial) que no tengan un plazo de prescripción específico para su ejercicio, prescribirán a i) los 5 años, contados desde el momento en que se pudiera exigir el cumplimiento de la obligación, en caso de que la acción se cometiera a partir del 7 de octubre de 2015; ii) los 15 años, contados desde el momento en que se pudiera exigir el cumplimiento de la obligación, en el supuesto de que estas acciones se cometieran antes del 7 de octubre de 2015.

[1] El artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores establece que “El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años”, para el caso de los contratos a tiempo parcial o de relevo.

[2] La Ley General Tributaria establece que las facturas, en formato papel o electrónico, deberán de conservarse de manera que se garantice su autenticidad, contenido, legibilidad y legalidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.